ABC-Analyse einfach erklärt und durchgeführt - In 5 Schritten zum Ergebnis

Kennst du die ABC-Analyse oder hast du dich schon in anderen Blogs, Videos und Workshops darüber informiert? Die ABC-Analyse ist oft kompliziert und hin und wieder unverständlich erklärt. Warum eigentlich? Sie ist nämlich ein wichtiges Werkzeug für dein Unternehmen und kann dir helfen, Kunden, Produkte oder andere Maßnahmen nach ihrer Wichtigkeit und Effektivität für dein Business zu unterteilen. Also lass uns doch einfach mal auf ganz einfache Art und Weise feststellen, ob die ABC-Analyse nicht auch etwas für dich ist. Bereit?

Eine Geschichte, die wir zu oft erleben

Ein Händler kontaktiert uns. Der Umsatz stagniert, das Werbebudget ist ausgereizt, die Stimmung angespannt. Wir schauen uns das Sortiment an und finden genau das Muster, das wir bei Händlern immer wieder sehen:

Und während dieses eine Produkt liebevoll gehegt und gepflegt wird, liegt zwei Regale weiter das Produkt, das eigentlich 40% des Gesamtumsatzes bringt - quasi unbeworben, mit einem einzigen, mittelmäßigen Foto, ganz unten in der Kategorie versteckt. Niemand hat es je bewusst priorisiert. Es verkauft sich einfach, "irgendwie von selbst" und wird deshalb komplett ignoriert.

Das ist keine Ausnahme. Das ist der Normalfall, wenn ein Sortiment nach Gefühl statt nach Zahlen geführt wird. Genau dieses Problem löst die ABC-Analyse und zwar in wenigen Minuten, ganz ohne teure Tools.

Was ist die ABC-Analyse?

Du wirst uns für diese Antwort wohl hassen: „Die ABC-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode, um Mengen von Objekten wie Kunden oder Produkte nach ihrer Wichtigkeit innerhalb der Klassen A, B und C einzuordnen und zu priorisieren. Die wichtigste Klasse ist dabei die A-Kategorie und die eher unwichtigste Klasse die C-Kategorie."

Puh… und bist du nun schlauer und im Bilde? Eine typische Antwort, wenn man nach einer Erklärung der ABC-Analyse sucht. Wir versuchen es mal etwas einfacher und verständlicher mit mehr Nutzen zu erklären: Die ABC-Analyse hilft dir, deine Kunden oder Produkte in drei Kategorien einzuteilen: A für die wichtigsten, die den Großteil deines Umsatzes generieren, B für regelmäßige, aber weniger umsatzstarke, und C für die gelegentlichen, die am wenigsten beitragen. So kannst du Ressourcen effektiv priorisieren und deinen Fokus richtig setzen.

Die ABC-Analyse einfach erklärt

Lass uns die ABC-Analyse in einem praktischen und verständlichen Beispiel darstellen. Stell dir vor, du sortierst deine Freunde nach denen, mit denen du am meisten Zeit verbringst und die dir am wichtigsten sind, bis hin zu denen, die du eher selten siehst. Das gleiche Prinzip verwenden wir bei der ABC-Analyse in deinem Unternehmen, nur dass hier deine Kunden, Produkte oder sogar Marketingkanäle die „Freunde" sind.

Warum ist das wichtig für dich als Händler? Indem du verstehst, welche Produkte oder Kunden in welche Kategorie fallen, kannst du deine Ressourcen wie Zeit, Geld und auch Nerven klüger zuweisen. Du kannst mehr Marketing und Unterstützung auf deine A-Kunden und -Produkte konzentrieren, während du gleichzeitig sicherstellst, dass B- und C-Kategorien nicht vernachlässigt, aber eben weniger intensiv bearbeitet werden.

Genau das war das Problem in unserer Geschichte von oben: Ein C-Produkt wurde wie ein A-Produkt behandelt und ein echtes A-Produkt wie ein C-Produkt. Das kostet doppelt: einmal durch verschwendetes Budget, einmal durch liegengelassenes Potenzial.

Der Nutzen der ABC-Analyse

Bevor du dich nun in die Analyse deiner Kunden oder Produkte stürzt, solltest du dir die Frage stellen, welchen Nutzen die ABC-Analyse für dein Unternehmen mit sich bringt. Denn wir raten dringend davon ab, eine Analyse oder eine Überlegung durchzuführen, ohne einen richtigen Mehrwert daraus abzuleiten. Auf Deutsch: Mach bitte nichts, was dir nichts bringt!

Für Online-Shop-Gründer

Wenn du planst, einen Online-Shop zu gründen, kann dir die ABC-Analyse helfen, indem sie dir zeigt, welche Produkte du in den Vordergrund (Werbung und Promotion) stellen solltest und welche weniger Priorität haben. Produkte der Kategorie A mit großer Marge sollten die meiste Aufmerksamkeit bekommen. Kategorie-B-Produkte mit ausgewogener Marge sind potenzielle Aufsteiger, während Kategorie-C-Produkte mit minimalen Ressourcen verwaltet werden können.

Für Dropshipper

Die ABC-Analyse hilft dir, die Leistung deiner Produkte, Lieferanten und sogar Rücksendequoten effektiv zu überwachen. Produkte in Kategorie A verkaufen sich häufig und mit hoher Marge - hier musst du sicherstellen, dass Lieferanten zuverlässig und schnell liefern. Kategorie-B-Produkte haben Potenzial, hier lohnt sich die Prüfung von Marketingstrategien oder Lieferkonditionen. Kategorie-C-Produkte mit hohen Rücksendequoten oder wenig Umsatz solltest du aus dem Sortiment entfernen oder ersetzen.

Für die Klassifizierung von Kunden

A-Kunden generieren den meisten Umsatz und kaufen am häufigsten - exklusive Angebote, früher Zugang zu neuen Produkten oder besondere Rabatte belohnen ihre Treue. B-Kunden haben Potenzial für die A-Kategorie und lassen sich mit gezielten Kampagnen aktivieren. C-Kunden erhalten standardmäßige Angebote, können aber hin und wieder mit Zusatzaktionen zu B- oder A-Kunden entwickelt werden.

Die Grundlage der ABC-Analyse: Das Paretoprinzip

Die ABC-Analyse hat natürlich eine Grundlage, nämlich das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto, der erkannt hat, dass 80% einer Wirkung mit 20% der beteiligten Faktoren erreicht werden. Auf gut Deutsch: 80% deiner Ergebnisse werden mit 20% deines Aufwands erzielt.

Oder auch: 20% deiner Produkte generieren 80% deines Umsatzes. Oder auch: 20% deiner Kunden generieren 80% deines Umsatzes.

Klingt griffig - ist aber auch mit Vorsicht zu genießen. Denn dieses Zahlenverhältnis trifft bei Weitem nicht immer und überall zu. Vor allem wird in Ratgebern und Workshops gerne diese 80/20-Regel wie ein heiliger Gral beschworen, doch die Realität sieht meist anders aus.

Sei also vorsichtig mit Ratgebern, die diese Regel unreflektiert auf dein Business, deine Arbeitsweise oder dein Umfeld anwenden wollen. Manche Dinge sind ganz praktisch - aber die Anwendung ist im Einzelfall genau zu betrachten.

Welche Vorteile bietet das Paretoprinzip?

• Identifizieren von klaren Prioritäten
• Eventuell Erhöhung der Produktivität und des Zeitmanagements
• Stärkerer Fokus auf wichtige und ertragreichere Maßnahmen

Welche Nachteile bietet das Paretoprinzip?

Das Paretoprinzip kann bei übermäßigem und unbedachtem Einsatz Gefahren und ein Ungleichgewicht mit sich bringen. Das wird gerne beobachtet, wenn externe Berater Aufgaben analysieren und bewerten, ohne ein tiefergehendes Verständnis der Tätigkeiten zu haben.

• Die ignorierten 80% könnten sich früher oder später rächen, da sich niemand mehr intensiv um diese Produkte, Kunden oder Projekte gekümmert hat
• Man muss trotzdem 100% investieren, um 100% des Ergebnisses zu erreichen
• Man kann nicht ständig alle Aufgaben auf 20% runterbrechen - es gibt genug Aufgaben, Kunden und Produkte, die essenziell für den Erfolg sind

Die ABC-Analyse berechnen

So, nachdem wir nun genau wissen, was die ABC-Analyse ist, wofür sie gut ist und welcher Grundlage sie entspricht, können wir diese nun berechnen. Oder auch nicht. Denn wer nach einer Vorlage zur Berechnung der ABC-Analyse im Internet sucht, wird mit einer Vielzahl kostenpflichtiger Excel-Vorlagen konfrontiert. Ja, man kann aus dem Mangel an Wissen viel Geld verdienen. Doch wir von SHOMUGO sehen das nicht so. Die ABC-Analyse ist ein Werkzeug, das es Unternehmen erlaubt zu wachsen und sich zu stabilisieren. Wie du weißt, ist das unsere Mission.

Aus diesem Grund zeigen wir dir, wie man die ABC-Analyse selbst und kostenlos berechnet und durchführt.

Deine Daten

Ohne Daten wird nichts funktionieren. Für eine einfache ABC-Analyse benötigt es sogar nur wenig Daten, zum Beispiel:

• Kundennummer, Kundenname, Umsatz in einem gewissen Zeitraum (z. B. ein Jahr)

oder

• Artikelnummer, Artikelname, Umsatz in einem gewissen Zeitraum (z. B. ein Jahr)

Schritt 1: Daten ermitteln und eintragen

Trage deine Daten, am besten in einer Excel-Tabelle in 3 Spalten ein. Beachte, dass die Umsätze immer vom selben Zeitraum betrachtet werden sollten - in diesem Fall der Umsatz des letzten Jahres vom 01.01. bis 31.12.:

Schritt 2: Daten sortieren

Nutze nun die Tabellen-Funktion von Excel und sortiere die Daten nach der letzten Spalte, dem Umsatz, absteigend nach Größe. Der Kunde bzw. das Produkt mit dem größten Umsatz rutscht ganz nach oben.

Schritt 3: Prozentualen Anteil des Gesamtumsatzes berechnen

Jetzt berechnest du, wie groß der Anteil jeder Umsatzposition im Verhältnis zu 100% ist. Dafür erstellst du eine neue Spalte.

Schritt 4: Kumulierten Anteil berechnen

Nun kannst du diese Umsätze in einer weiteren Spalte kumulieren, um den kumulierten Anteil je Position auszurechnen. Das klingt abstrakt, ist aber einfach: Du rechnest den prozentualen Umsatz-Anteil einfach nacheinander zusammen.

Schritt 5: Klassifizierung vornehmen

Als letzter Schritt erfolgt die ABC-Klassifizierung anhand der Spalte „kumulierter Umsatz-Anteil". Wichtig: Es gibt keine feste Regel für die Schwellwerte. Manche verwenden 80/95/100, manche 80/90/100 - es kommt stark auf deine Daten und die Verwendung an. Lass dir hier keinen Bären aufbinden, sondern nutze das Ergebnis nach deinen Vorstellungen.

Bei einer 80/95/100-Klassifizierung bedeutet das: Alle Werte bis 80% kumulierten Umsatz-Anteil sind Kategorie A, alle Werte von 80,1% bis 95% sind Kategorie B, der Rest bis 100% ist Kategorie C. Für unser Beispiel sieht das dann so aus:

Wie du siehst, machen 3 Kunden einen großen Anteil deines Gesamtumsatzes aus. Diese 3 Kunden sollten speziell behandelt werden, wie z. B. mit eigenen Sonderkonditionen, persönlichem Support oder Geschenken bei besonderen Anlässen. Doch vergiss nicht: Auch die anderen Kunden tragen wesentlich zu deinem Erfolg bei. Es kann eine sehr gute Taktik sein, diese ebenfalls mit speziellen Aktionen auf dein Unternehmen aufmerksam zu machen.

Fazit

Prima. Du hast nun erfolgreich verstanden, wie eine ABC-Analyse funktioniert, und kannst diese für Produkte, Lieferanten, Ausgaben deines Unternehmens und mehr immer wieder wiederholen. Der Witz an der Sache: Du hast das nun in 5 Schritten und rund 15 Minuten gelernt. Wohlgemerkt verlangen andere Berater und Websites für dieses Wissen manchmal mehr, manchmal weniger Geld dafür.

Noch ein Tipp am Rande: Lass dich nicht von gutaussehenden Excel-Vorlagen mit Dashboards und Cockpits blenden und beeindrucken. Letztendlich kannst du nur mit den Zahlen und Daten arbeiten. Ob sich da nun ein Diagramm rot oder blau färbt, ändert nichts an den Daten und erspart dir auch keine weiteren Schritte oder Überlegungen.

Und denk an unsere Geschichte vom Anfang: Das Produkt, das du am meisten liebst, ist nicht automatisch das Produkt, das dein Business trägt. Nur eine ehrliche Zahlen-Analyse zeigt dir, wo deine echten Cash-Cows liegen - und wo du gerade Geld für dein Lieblingsprojekt verbrennst.

Bei SHOMUGO und deinem SHOMUGO Brand Store unterstützen wir dich ebenso bei Analysen und Auswertungen. Kontaktiere uns für mehr Informationen. Wir sind für dich da.

Häufige Fragen zur ABC-Analyse

Wie oft sollte ich eine ABC-Analyse durchführen?
Mindestens einmal im Jahr, idealerweise halbjährlich oder quartalsweise - besonders bei saisonalen Sortimenten oder häufigen Produktwechseln, da sich Kategorien schneller verschieben können als gedacht.

Was ist der Unterschied zwischen ABC-Analyse und Paretoprinzip?
Das Paretoprinzip ist die theoretische Grundlage (80% der Wirkung kommt von 20% der Ursachen). Die ABC-Analyse ist die praktische Anwendung davon - sie teilt Produkte oder Kunden konkret in drei Kategorien (A, B, C) anhand von Umsatzdaten ein.

Brauche ich teure Software für eine ABC-Analyse?
Nein. Eine einfache Excel- oder Google-Sheets-Tabelle mit Kundendaten bzw. Produktdaten und Umsatzzahlen reicht vollkommen aus, um die 5 Schritte selbst durchzuführen.

Wo genau liegen die Grenzen zwischen A-, B- und C-Kategorie?
Es gibt keine feste Regel. Gängig sind 80/95/100 oder 80/90/100 (kumulierter Umsatzanteil). Welche Schwelle sinnvoll ist, hängt von deinen Daten und deinem Sortiment ab - probiere ruhig beide Varianten aus.